Combien de décisions importantes avez-vous prises avec des documents Excel™ ?
- Avez-vous toujours vérifié et fait valider par un tiers les formules et macros ?
- N'avez-vous jamais fait d'erreur de saisie sur un tableau sans vous en rendre compte ?
- N'avez-vous jamais transmis par email des éléments d'excel avec des éléments confidentiels par un simple copier-coller ?
Combien de décisions importantes avez-vous prises avec des documents Excel™ ?
- Avez-vous toujours vérifié et fait valider par un tiers les formules et macros ?
- N'avez-vous jamais fait d'erreur de saisie sur un tableau sans vous en rendre compte ?
- N'avez-vous jamais transmis par email des éléments d'excel avec des éléments confidentiels par un simple copier-coller ?
Un outil formidable mais contenant souvent des erreurs
Les prises de décisions sont souvent complexes, impliquant de plus en plus de données et modèles variés difficiles à valider simplement. Le tableur Excel est probablement l'outil le plus souvent utilisé pour étayer une décision difficile.
Sa facilité d'utilisation et sa capacité à produire de beaux tableaux et
graphes donnent une impression de vérité qui peut cacher des erreurs
lourdes.
Le fichier peut se transmettre, être modifié sans avoir le détails des
quoi, qui et quand. Il est aussi facile d'introduire des données que
d'introduire des erreurs et il est rare qu'un mécanisme de contrôle
élémentaire soit mis en place (voir les exemples du "horror stories"
ci-dessous).
- 90% des décisions importantes impliquent un tableur
- 60% des employés Européens et des USA utilisent Excel régulièrement (750 millions d'utilisateurs dans le monde)
- 86% des tableurs contiennent des erreurs (Business Finance - août 2008)
- de 0,1% à 7% de taux d'erreur à la saisie (en fonction du type de données)
- 3% des cellules sont erronées en moyenne (formule, variable ou valeur)
- 67% des tableurs ne contiennent aucune explication ni documentation : l'accès aux formules est censé suffire
Un tableur, en moyenne :
- est programmé par une seule personne
- contient une dizaine de feuilles et 500 formules
- est utilisé par une douzaine de personnes pendant plus de 5 ans
Comité d'organisation des JO de Londres en 2012
- Cause : erreur de saisie d'un seul chiffre (20 000 au lieu de 10 000) dans un tableau Excel
- Conséquence : Survente de 10 000 billets d'entrée pour les sessions de natation synchronisée
Etude économique des Universités d'Harvard et du Massachusetts sur les croissances en Europe (16/4/2013)
- Cause : Erreur sur une moyenne "oubliant" certains pays (formule Excel AVERAGE(L30:L44) ou lieu de AVERAGE(L30:L49) qui a écarté le Danemark, le Canada, la Belgique, l'Autriche et l'Australie.
- Conséquence : Quand on corrige l'erreur Excel, on passe d'une croissance de -0,1% à 0,2% de l'économie, changeant radicalement la conclusion sur les politiques d'austérité appliquées à l'époque.
Risques
- financier (ex. : budget)
- image (données confidentielles)
- organisationnel (aller-retour de fichier Excel pour établir un budget ou du reporting mensuel avec consolidation, temps perdu, dilution des responsabilités)
- dépendance (souvent une seule personne maitrise sa programmation et donc sa maintenance
Types d'erreurs
- erreur de saisie, de formule ou de macro
- confusion modèle/réalité : qualité du modèle, identification des hypothèses
- utilisation d'une mauvaise version
- copier-coller abusif
- diffusion de parties confidentielles dans un fichier
- erreur volontaire (fraude interne, fraude externe)
Source des problèmes
- pas de traçabilité (qui a fait quoi et quand sur les formules mais aussi sur la saisie - login/mot de passe)
- pas de validation ni contrôle par un tiers (développement et saisie)
- absence ou manque de documentation, de transparence, rétention, complexité des formules et macros
- souvent pas de gestion de configuration (versions), ni sauvegarde formalisée
- beaucoup de monde peut modifier et consulter la plupart des données, formules et macros (même protégées ou cachées) sans trace
- aller-retour de fichiers sur un espace partagé ou pire via email (absence de base de donnée centralisée)
- pas de validation ni contrôle par un tiers (développement et saisie)
- absence ou manque de documentation, de transparence, rétention, complexité des formules et macros
- souvent pas de gestion de configuration (versions), ni sauvegarde formalisée
- beaucoup de monde peut modifier et consulter la plupart des données, formules et macros (même protégées ou cachées) sans trace
- aller-retour de fichiers sur un espace partagé ou pire via email (absence de base de donnée centralisée)
Combien de décisions importantes avez-vous prises avec des documents Excel™ ?
- Avez-vous toujours vérifié et fait valider par un tiers les formules et macros ?
- N'avez-vous jamais fait d'erreur de saisie sur un tableau sans vous en rendre compte ?
- N'avez-vous jamais transmis par email des éléments d'excel avec des éléments confidentiels par un simple copier-coller ?
Combien de décisions importantes avez-vous prises avec des documents Excel™ ?
- Avez-vous toujours vérifié et fait valider par un tiers les formules et macros ?
- N'avez-vous jamais fait d'erreur de saisie sur un tableau sans vous en rendre compte ?
- N'avez-vous jamais transmis par email des éléments d'excel avec des éléments confidentiels par un simple copier-coller ?
Un outil formidable mais contenant souvent des erreurs
Les prises de décisions sont souvent complexes, impliquant de plus en plus de données et modèles variés difficiles à valider simplement. Le tableur Excel est probablement l'outil le plus souvent utilisé pour étayer une décision difficile.
Sa facilité d'utilisation et sa capacité à produire de beaux tableaux et
graphes donnent une impression de vérité qui peut cacher des erreurs
lourdes.
Le fichier peut se transmettre, être modifié sans avoir le détails des
quoi, qui et quand. Il est aussi facile d'introduire des données que
d'introduire des erreurs et il est rare qu'un mécanisme de contrôle
élémentaire soit mis en place (voir les exemples du "horror stories"
ci-dessous).
- 90% des décisions importantes impliquent un tableur
- 60% des employés Européens et des USA utilisent Excel régulièrement (750 millions d'utilisateurs dans le monde)
- 86% des tableurs contiennent des erreurs (Business Finance - août 2008)
- de 0,1% à 7% de taux d'erreur à la saisie (en fonction du type de données)
- 3% des cellules sont erronées en moyenne (formule, variable ou valeur)
- 67% des tableurs ne contiennent aucune explication ni documentation : l'accès aux formules est censé suffire
Un tableur, en moyenne :
- est programmé par une seule personne
- contient une dizaine de feuilles et 500 formules
- est utilisé par une douzaine de personnes pendant plus de 5 ans
Comité d'organisation des JO de Londres en 2012
- Cause : erreur de saisie d'un seul chiffre (20 000 au lieu de 10 000) dans un tableau Excel
- Conséquence : Survente de 10 000 billets d'entrée pour les sessions de natation synchronisée
Etude économique des Universités d'Harvard et du Massachusetts sur les croissances en Europe (16/4/2013)
- Cause : Erreur sur une moyenne "oubliant" certains pays (formule Excel AVERAGE(L30:L44) ou lieu de AVERAGE(L30:L49) qui a écarté le Danemark, le Canada, la Belgique, l'Autriche et l'Australie.
- Conséquence : Quand on corrige l'erreur Excel, on passe d'une croissance de -0,1% à 0,2% de l'économie, changeant radicalement la conclusion sur les politiques d'austérité appliquées à l'époque.
Risques
- financier (ex. : budget)
- image (données confidentielles)
- organisationnel (aller-retour de fichier Excel pour établir un budget ou du reporting mensuel avec consolidation, temps perdu, dilution des responsabilités)
- dépendance (souvent une seule personne maitrise sa programmation et donc sa maintenance
Types d'erreurs
- erreur de saisie, de formule ou de macro
- confusion modèle/réalité : qualité du modèle, identification des hypothèses
- utilisation d'une mauvaise version
- copier-coller abusif
- diffusion de parties confidentielles dans un fichier
- erreur volontaire (fraude interne, fraude externe)
Source des problèmes
- pas de traçabilité (qui a fait quoi et quand sur les formules mais aussi sur la saisie - login/mot de passe)
- pas de validation ni contrôle par un tiers (développement et saisie)
- absence ou manque de documentation, de transparence, rétention, complexité des formules et macros
- souvent pas de gestion de configuration (versions), ni sauvegarde formalisée
- beaucoup de monde peut modifier et consulter la plupart des données, formules et macros (même protégées ou cachées) sans trace
- aller-retour de fichiers sur un espace partagé ou pire via email (absence de base de donnée centralisée)
- pas de validation ni contrôle par un tiers (développement et saisie)
- absence ou manque de documentation, de transparence, rétention, complexité des formules et macros
- souvent pas de gestion de configuration (versions), ni sauvegarde formalisée
- beaucoup de monde peut modifier et consulter la plupart des données, formules et macros (même protégées ou cachées) sans trace
- aller-retour de fichiers sur un espace partagé ou pire via email (absence de base de donnée centralisée)